ビジネスレターの書き方

ビジネスレターを書くことは複雑ではありません。このタイプのコミュニケーションは1つの目的を果たします：あなたから読者に情報を素早く伝達することです。タイトでスムーズな流れるようなコピーが読み取られ、理解されます。それ以外のものは、あなたが作りたいポイントを混乱させたり、退屈させたり、気を散らしたりする可能性があります。適切なフォロービジネスレター形式この種の通信を準備するときは、的を射たままにしてください。

はじめに

高品質の会社のレターヘッドに手紙を印刷して、最高のビジネスの足を踏み出しましょう。開始する前に、次のように、上部に日付を含め、左マージンに揃えてから、1行か2行残して、左マージンに揃えて内側の住所を入力します。

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月、日、通年（例2010）

ジョンスミス
会社名
住所
市、都道府県、郵便番号

件名

内部アドレスの下に2行残し、「Re」:(または「Subject：」）と入力します。 （注：「Re：」は「に関して」を表します。）手紙の主題についての簡潔な説明を含めます。例えば：

Re：先週のプレゼンテーション

敬礼

件名と敬礼の間に2行を残します。特に知らない人に手紙を書いている場合は、おしゃべりな「こんにちは、ボブ」の挨拶が受け入れられると思い込まないでください。ビジネスレターを書くときは、適切な形式の住所を使用してください（ウィルソン氏、ホワイト氏）。ルールの例外は、受信者の性別がわからない場合です。可能であれば、オフィスにすばやく電話することをお勧めします。ただし、これが不可能な場合は、性別の参照を削除してください。わからない場合は、推測しないでください。性別がわからない場合は、「Dear Bobby Smith」のように、その人の名前全体を敬礼として使用してください。

体

手紙の本文を書くときは、あなたの考えを明確に伝える簡単で直接的な文章を使用してください。この例は次のとおりです

親愛なるハチェット氏：

7月3日のビジネスボクサークラブ会議で話し合ったオンライン接続効率の問題の解決策として、WhamJetコネクタ製品にチェックインしました。同封されているのは、要求に応じて確認できる仕様と製品情報です。

具体的に

読者があなたが何を伝えているのかを明確に理解できるように、具体的な詳細を含めてください。次に例を示します。

あなたは月末までにオンライン接続の問題について決定を下す必要があると述べました。来週の水曜日の21日1:00にランチに会えますか？ WhamJetアプリケーションについて詳しくお話しすることができ、ご不明な点があればお答えします。確認のために月曜日に最初に電話します。

率直かつ誠実であること

不誠実な礼儀や非難の変化に満ちたビジネスレターを読むことほど大きな転換点はありません。

• ご不便をおかけして申し訳ございませんが、50回目の同窓会を開催させていただきました。

• あなたの最後の注文の12％の追加料金が将来私たちの会社から製品を選ぶことをあなたに妨げないことを願っています。

• 私たちの手に負えない状況のために…

代わりに、それを個人的にしてください：

• 50回目の同窓会の予約を失ったと聞いたときに感じたはずの苦痛を想像することはできません。

• 12％の追加料金が高いようです。これが発生した理由を説明しましょう。その後、ご注文をキャンセルする必要があると思われる場合は、承知いたします。

• 申し訳ありませんが、ご注文が90日間遅れる場合があります。ハリケーンデニスはフロリダにある倉庫の積み込みドックを破壊しました。私たちはできる限り迅速に修理し、倉庫の内容物の損傷をチェックしています。しばらくお待ちください。

フォームレターを避ける

フォームレターはせいぜい不誠実です。代わりに、あなたがビジネスレターを書くとき、彼らがコンピュータから汲み上げられた言葉だけでなく、人間によって接触されていると読者に感じさせてください。

適切なトーンを設定する

冷たく遠いことが好まれるビジネスの反応のようです。それをエミュレートしないでください。あなたが人と顔を合わせて話していると想像してみてください。同じオープニングで会話を始めませんか？読者の立場になってください。 「いいえ」と言わなければならない場合、どのように伝えたいですか？時間をかけて理由を説明してください。ただし、形式的すぎたりカジュアルすぎたりしないようにしてください。これらのアプローチはどちらも侮辱的です。

あなたの考えを守ってください、そしてあなたが人がどんなに愚かであると思っても、あなたの優越性を軽蔑したり、決して伝えたりしないでください。あなたの意見が手紙に漏れないように注意してください。怒りも抑えてください。腰から撃つと、悲惨な結果になるかもしれません。あなたがあなたを怒らせる主題に対処するために手紙を書くとき、あなたがそれを送る前にその手紙を脇に置いておきなさい。さらに良いことに、その上で寝てください。怒りは時間とともに消えていきます。感染症で満たされたビジネスレターはそうではありません。

手紙の締めくくり

に手紙を閉じる、簡単な要約を書いて、アクションアイテムを要約し、受信者に次に何を期待するかを伝えます。 「Sincerely」などの正式な締めくくりを使用し、名前、役職、会社を入力する前に、署名用に数行残します。例えば：

よろしくお願いいたします。

社長、ジェフ・スミス
WhamJetコネクタ

次の形式を使用して手紙を書いてください：挨拶、問題の確認、必要性または要求、あなたがすることまたは読者に行うことを必要とする行動の呼びかけ、そしてサインオフ。

チップ

ビジネスレターを書くときは、次の点に注意してください。

• ビジネスレターではおしゃべりな蛇行は許されておらず、「会話型」はだらしなくするためのライセンスではありません。
• 住所、会社名、人名、スペルなどの情報がすべて正しいことを確認してください。
• スペルと文法を確認してください。 校正 そして 編集 エラーがないか注意深く手紙を書いてください。

効果的なビジネスコミュニケーションツール

ビジネスレターには多くの種類があります。次のようないくつかの具体的な例の文字を確認すると役立つ場合があります。セールスレターのサンプル、ビジネス謝罪の手紙、または推薦状。適切なフォーマットに従い、書く前にあなたが言うことを注意深く検討することにより、洗練された、プロのビジネスレターそれはあなたの会社を前向きな見方で示します。