支払い要求書のサンプル

支払い依頼書を書く必要がありますか？クライアントに連絡して請求書の支払いを依頼するのは不快ですが、ビジネスを所有および管理している人々は確かに時々しなければならないことです。ここで提供されているレターテンプレートを使用するには、下の画像をクリックするだけです。ドキュメントはPDFファイルとして開き、必要に応じて編集、保存、印刷できます。これを使ってAdobeprintablesのガイドこのドキュメントの使用方法についてサポートが必要な場合。

残高の支払いを求めるレター

未払いの残高支払い要求書を作成する必要がある場合は、このテンプレートを使用してください。

• 日本のビジネス文化
• バイラルマーケティング製品
• 基本的な事務用品

クライアントへの前払いリクエストレター

このテンプレートは、クライアントが前払いが必要な製品またはサービスを提供するためにあなたと契約している状況で使用します。

支払いリリースのリクエストレター

このサンプルレターを、で保留されている支払いのリリースを要求するための開始点として使用します。預託トランザクションの完了を保留しています。

支払い要求書の書き方のヒント

テンプレート内の情報を状況に合わせて調整する必要がありますが、適切なトーンを使用し、ドキュメントが専門的にフォーマットされていることを確認することが重要です。

適切なトーンを使用する

支払いを要求するクライアントや顧客に手紙を送るときは、前向きでプロフェッショナルな口調を保ちながら、自分の主張をできるだけ明確に伝えることが不可欠です。クライアントが攻撃されたと感じるほど否定的な最初または2番目の要求を送信しないでください。口調が厳しすぎると、クライアントはあなたのビジネスとの関係を継続しようとしても意味がないと感じるかもしれません。それが起こったとき、彼または彼女は関係を維持することに関心がないので、クライアントが請求書を支払わないことを選択するリスクがあります。

プロフェッショナルフォーマットを使用する

郵送またはファックスで支払い要求書を送信する場合は、会社のレターヘッドと標準のビジネスレター形式を使用してください。会社の通信手順によっては、次の方法で手紙を送信することもできます。Eメール。その場合は、添付ファイルとしてではなく、電子メールメッセージの本文に手紙を含めることをお勧めします。電子メールメッセージのレターヘッドテンプレートを作成する必要はありませんが、会社の公式電子メール署名を使用して通信を閉じる必要があります。

フォローアップ

期限が過ぎたアカウントで支払い要求書を送信し、30日以内に受信者から返信がない場合は、フォローアップの電話をかけることを検討してください。手紙と同様に、前向きな口調を維持することが適切です。請求書の支払い責任者に直接話しかけ、手紙の受領を確認してみてください。責任者と話すことができる場合は、クレジットカードでの支払いを処理する電話またはオンラインで。そうでない場合は、いつ支払いを受け取ることができるか尋ねてください。日付をメモし、フォローアップします支払い遅延の手紙。

コレクションの追加アクション

合意どおりに支払いが受け取られない場合は、滞納したアカウントを管理するための会社の手順の次のステップにアカウントをエスカレーションする必要があります。請求書が長期間未払いのままである場合、将来の回収書簡の調子はより堅固である必要があり、最終的には必要に応じて回収機関に引き渡されます。最終的な回収措置を講じる必要がある状況は確かにありますが、支払い遅延を友好的に解決するためのあらゆる可能な手段を使い果たすまで、そうすることはお勧めできません。アカウントをコレクションに送信するか、法的措置を取る準備が実際にできるまで、アカウントの期限が過ぎている人や企業との支払い要求の通信でそのようなアクションについて言及しないでください。