ビジネスレポートの書き方

あなたのビジネスが成長するにつれて、正式なビジネスレポートを書くことは避けられません。これらのレポートは、数字や事実以上のものです。彼らはあなたの会社の顔であり、最高の印象を残すために専門的でよく書かれている必要があります。コンテンツや対象者に関係なく、レポートを作成するために従うことができる基本的な方法があります。

ビジネスレポートを書くための7つのステップ

レポートを成功させるには、情報を明確に伝えることができるように計画を立てる必要があります。あなたの会社が成功したと考えた以前のビジネスレポートをファイルに持っている場合は、それらをレビューして、彼らが何を探しているのかを理解してください。以前のレポートの例が利用可能かどうかにかかわらず、ビジネスレポートを作成するときは次の手順に従ってください。

• 基本的な事務用品
• 管理アシスタントの役割
• メモのレイアウト

1.レポートの目的を決定します

ビジネスレポートには多くの種類があります。最初のステップは、レポートを作成する理由を特定することです。このレポートは会社の取締役会向けですか？それは年次財務報告株主のために？あなたは書いていますか従業員を評価するためのレポート？それは事故報告書労働災害に関連していますか？レポートの理由を理解すると、対象読者に必要な情報を選択するのに役立ちます。

2.対象者を特定して適応する

あなたの文体はあなたの聴衆を尊重するべきです。執筆の教育レベルは、レポートを読む人と一致する必要があります。従業員は、会社の幹部が必要とする可能性のあるすべてのデータを必要としない場合があります。外部の組織は、会社によって分類されていると見なされる情報にアクセスする必要がない場合があります。レポートは、一度に複数の対象者に送信される場合があります。各オーディエンスに焦点を合わせるために、各グループの懸念事項を1つに組み込むか、複数のバージョンを作成する必要がある場合があります。

3.調査を収集して整理する

レポートでカバーされるすべてのデータを収集します。これにはいくつかのことが含まれる場合があります。

• 販売レポート
• 投影
• 出席レポート
• 経費
• 財務諸表
• 生産統計

インタビューなどの追加データを収集する必要がある場合があります。顧客分析、またはより完全なビューの競合他社の情報。覚えておくべきもう1つのポイントは、データの収集に使用した方法と手順を説明する必要があるということです。これは調査結果に信頼性を追加し、読者があなたの情報に信頼を置くことを可能にします。

4.分析を行う

この時点で、あなたはあなたが持っているデータを取り、それをすべて理解する必要があります。このレポートを作成する理由はすでに決まっています。次に、データを取得して対処する必要があります。データを解釈し、このデータが何を意味するのか、そしてそれが読者にとってどのように役立つのかを理解してください。データはどのような質問に答えますか？

• ザ・分析ビジネスレポートの重要な部分です。この分析を使用して、結論と推奨事項を提供できるはずです。たとえば、拡張の場合、拡張のコストと予想される収益を評価する必要があります。また、企業の需要の増加や長期的な目標などの拡大の理由、および関連する長所、短所、機会、脅威についても見ていきます。SWOT分析。
• 読みやすくするために、データと分析のためにチャート、表、またはグラフを作成する必要がある場合もあります。これにより、読者は簡単な形で数字や箇条書きを得ることができます。レポートでスライドプレゼンテーションを作成する必要がある場合にも役立ちます。

5.レポートをフォーマットします

調査を行い、データを分析したら、次のステップはレポートをフォーマットすることです。ほとんどのビジネスレポートには特定のセクションが含まれています。あなたは開発することができます 概要 これには、これらの各部分からのデータが含まれます。

エグゼクティブサマリー -これは、推奨事項を含むレポートの要点の要約です。 前書き -これは、レポートが作成されている理由の詳細です。 調査結果/データ -これには、調査、分析、およびグラフとチャートが含まれます。 結論 -このセクションには、調査結果セクションの要約が含まれています。 勧告 s-レポートの調査結果と結論に基づく提案は何ですか？

アウトラインを作成するときは、重要なトピックとサブトピックのリストを作成してから、トピックを論理的な順序に整理する必要があります。ほとんどのレポートは、トピックとサブトピックの編成で最適に機能しますが、データに適している場合は別の形式を使用してください。

6.それを書き留めます

アウトラインをフレームワークとして使用すると、調査または分析した情報を使用して、レポートのラフドラフトを作成できます。目標は、あなたの考えや要点を紙に書き留めることです。このバージョンは、文法的に完璧である必要はなく、まだ正しくフォーマットされている必要もありません。後で論文を編集できます。

7.エグゼクティブサマリーの要点を確認します

エグゼクティブサマリーは、レポート全体の短縮版として最後に書くことができます。多くの人は、この概要を書く前に、論文が完成するまで待ちます。この要約には次のものが含まれている必要があります。

レポートの目的に関する簡単な説明 ：開始例は次のとおりです。 '当社は、事業を新しい領域に拡大することを目指しています。このレポートでは、現在の機能と、追加の領域に移動するために何が必要になるかを確認します。 重要な背景情報 ：背景情報の例は次のとおりです。'XYZ社は現在トライステートエリアで製品とサービスを販売しており、300人を雇用しています。追加された州ごとに、資本金500,000ドルと75人の追加労働者が必要になります。 主な調査結果またはデータ ：レポートに含めた情報を使用して、読者に知ってもらいたい重要な分析を指摘する必要があります。次に例を示します。 'さらに2つの州に拡大するには、XYZ社はさらに150人の労働者を雇用し、2つの新しい工場を建設する必要があります。各工場は、完成後の最初の年に750,000ドルの収益をもたらすと予測されています。 重要な結論 ：このセクションでは、調査結果の内容を要約する必要があります。たとえば、次のように言うことが重要です。 '必要なアイテムを配置するには、100万ドルの設備投資と、建設を完了するための3か月が必要です。この拡張による予測収益は150万ドルです。 最も重要な推奨事項 ：推奨事項を含めます。あなたが報告書で提示した情報を会社はどうすべきですか？例としては、「XYZ社は2つの州に拡大し、予想される建設に100万ドルを割り当てることを計画する必要があります。」

エグゼクティブサマリーには、忙しいエグゼクティブがレポートのその部分を読み、論文自体について良いアイデアを得ることができる十分な情報が含まれている必要があります。場合によっては、エグゼクティブサマリーだけが読まれることがあります。理想的には、エグゼクティブサマリーの長さは1ページ以下である必要があります。これを確認するエグゼクティブサマリーの例ガイダンスのため。

避けるべき一般的なビジネスレポートの問題

ビジネスレポートを書くときに避けるべきいくつかの一般的な問題があります。

あなたの言語に注意してください： 妥当性を維持するために、言語を形式的に保ちます。 冗長性： 簡潔にしてください。 2つで十分な場合は、10語を使用しないでください。 専門用語が多すぎる： 回避できる場合は使用しないでください。専門用語を使用する必要がある場合は、初めて使用するときに用語を定義します。

レポートがスムーズであり、データ、結論、および推奨事項がすべて相互に組み込まれていることを確認してください。読者は、あなたがどのようにして最終的なポイントに到達したかを示す推論に従うことができるはずです。

効果的なレポートの完成

最初のドラフトが完成したら、修正する時が来ました。すべてのビジネスレポートは校正の恩恵を受けます。 校正 レポートは、組織の目標を達成する効果的なレポートを作成するのに役立ちます。時間をかけて詳細に注意を払うと、効率的で専門的なビジネスレポートを作成できます。